Isaac Hernández | Administración de operaciones en Adviser
Logística en proyectos de TI para reducir retrasos y tiempos improductivos
Contar con una planeación técnica adecuada es fundamental en un proyecto de infraestructura de TI, no obstante, la logística también es un factor que determina que un proyecto cumpla con las fechas establecidas, el equipo puede estar especificado de manera correcta, el personal técnico con disponibilidad y siguiendo las actividades programadas, pero si los materiales o equipo necesarios no están en el momento indicado, la ejecución puede detenerse.
Por lo que la logística en proyectos de TI y el aprovisionamiento, suelen ser clave y se convierten en un reto cuando se involucran diferentes proveedores, distribuidores o bien se comprometen los tiempos de entrega y las necesidades que se deben de coordinar en las fechas establecidas para el término de un proyecto. Un retraso de un componente podría generar reprogramaciones, tiempos improductivos y modificaciones en el calendario de trabajo. Por ello, ¿cómo evitar que la logística se convierta en un obstáculo para un proyecto de infraestructura de TI? La respuesta comienza mucho antes de que el equipo llegue a sitio.
Cuando un material no llega a tiempo, se comprometen los tiempos de entrega del proyecto
De los principales problemas en la ejecución de un proyecto infraestructura tecnológica surge cuando los materiales necesarios para una etapa de trabajo no se encuentran disponibles en la fecha establecida. Esto puede suceder por diferentes razones como los tiempos de entrega que sean mayores a los previstos, un error en las cantidades solicitadas, o inclusive porque no se identificó de manera oportuna un componente dentro de la planeación.
Los materiales de un proyecto no siempre es posible que se consideren de manera independiente, es decir, en muchas instalaciones existe una secuencia en las actividades, cada etapa depende de que otra se haya completado previamente, por lo que, si un equipo o material no está disponible, el personal técnico puede no tener las condiciones necesarias para continuar con la implementación.
Por mencionar un ejemplo, el programar una intervención técnica sin haber confirmado la disponibilidad de los equipos y materiales que son estrictamente necesarios, deriva en que el personal técnico tenga que retrasarse en sus actividades, una visita en falso o bien una modificación en la programación de actividades, si bien el retraso puede ser de un solo elemento o componente, este puede extenderse al resto del proyecto. Además de comprometer la programación, también se corre el riesgo de que se generen costos adicionales.
Una visita en la que no es posible ejecutar, representa recursos no aprovechados en una actividad que no pudo completarse, una reprogramación tiene un impacto en otras actividades y esto tiene una afectación directa cuando existen fechas comprometidas con cliente, el retraso también puede mermar la percepción de proyecto y la calidad en el servicio. Es por ello que la logística en proyectos de TI no se debe de considerar como una actividad posterior a la planeación técnica, si no como parte crucial del proyecto desde sus etapas iniciales.
Es importante identificar que equipos y materiales serán necesarios para la implementación, así mismo conocer cuáles son los que tienen mayor tiempo de suministro y cuáles pueden detener una actividad completa, esto permite establecer prioridades que contribuyan a la toma de decisiones antes de que el problema aparezca en la instalación.
Para evitar retrasos no solo se trata de realizar las compras con anticipación, es necesario relacionar e identificar que materiales y equipos son necesarios para cubrir el suministro con las necesidades reales de la ejecución del proyecto. De esta manera es posible determinar cuáles son aquellos que son indispensables para comenzar, así mismo aquellos que se requieren en etapas posteriores o bien cuáles se pueden adquirir y entregarse en diferentes momentos. Es fundamental considerar los tiempos de suministro de cada producto, ya que no todos tienen la misma disponibilidad ni los mismos plazos de entrega.
De igual manera es importante mantener visibilidad sobre el suministro, especialmente cuando intervienen diferentes proveedores, desde conocer el estatus del pedido, disponibilidad y las fechas estimadas de entrega, con el objetivo de contar con la información suficiente para tomar decisiones de manera oportuna ante cualquier cambio que llegue a afectar la programación del proyecto.
Por otro lado, verificar que lo solicitado corresponda realmente a las necesidades del proyecto, es decir, contar con un material no garantiza que se pueda utilizar si no coincide, modelo, características, cantidades y compatibilidad, estos se deben de validar previamente, con el fin de evitar que el personal técnico llegue a sitio y detecte que el material no es el adecuado.
La logística es clave en la gestión de proyectos y se debe de mantener en coordinación oportuna con el calendario de trabajo, la llegada de materiales y equipo debe estar alineada con la disponibilidad del sitio así mismo, la disponibilidad del personal técnico y las actividades programadas. Cuando estas variables se coordinan de forma correcta, se reducen considerablemente los tiempos muertos e incrementa la posibilidad de que la implementación se lleve a cabo conforme a lo planeado. El objetivo no solo es que el material llegue, sino que llegue en el momento que se requiera, en la cantidad correcta y que cumpla con las características para su implementación.
En infraestructura tecnológica, la parte técnica se complementa con una logística en proyectos de TI definida, integrar la planeación de suministros desde un inicio va más allá de un trámite administrativo, ayuda a reducir los riesgos, proteger la rentabilidad, cumplir con los tiempos comprometidos y respaldar la percepción de calidad ante el cliente.
La logística debe formar parte de la planeación general del proyecto. En Adviser entendemos que el suministro forma parte importante de la continuidad de un proyecto. Por ello, trabajamos en la gestión de equipos y materiales con proveedores y distribuidores, procurando mantener los tiempos de entrega, buscando que los recursos lleguen en tiempo y forma para continuar con las actividades programadas.
Porque en infraestructura de TI, tener el equipo correcto es importante; tenerlo disponible en el momento correcto también forma parte del éxito del proyecto.
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